Gestion du temps : comment être plus efficace ?

La gestion du temps est essentielle dans notre quotidien ! Elle nous permet, d’une part, de mieux gérer notre emploi du temps, notamment à travers la planification et la priorisation de nos tâches et, d’autre part, de l’optimiser. À cet effet, il existe un grand nombre de techniques, d’outils d’intelligence artificielle et de plans d’actions boostant notre productivité en un temps plus court. Mieux gérer son temps, c’est aussi apprendre à le faire, grâce à des formations adaptées à vos besoins et enjeux clés. Voici quelques conseils pour vous aider dans votre organisation personnelle. 

Mieux gérer son temps : oui, mais pourquoi ?

Ça n’est pas un secret : gagner du temps au travail vous permet d’être plus productif, plus efficace, mieux organisé et, in fine, gagner en qualité de vie ! Car qui dit grande charge de travail dit surmenage (mieux gérer son temps, c’est aussi savoir gérer son stress), burn-out… ce qui peut mener à un travail mal accompli, par manque de ressources. Une meilleure gestion du temps est donc idéale pour être plus performant et gagner en confort de travail.

Concernant ce dernier point, la gestion du temps est essentielle dans notre environnement professionnel. Gérer son temps de travail permet de mieux gérer son planning, d’être plus efficace, notamment en sachant gérer ses priorités et donc in fine, améliorer son cadre de vie au travail. Vous l’aurez compris, la gestion du temps est clé en entreprise, et on vous explique pourquoi.

Les bénéfices liés à une meilleure gestion du temps

Améliorer son organisation avec la matrice d’Eisenhower 

Et si vous organisiez vos tâches par priorité ? Plutôt que de vouloir tout faire en une seule journée (et donc consacrer un temps peu qualitatif à chacune de vos tâches), créez une liste de tâches de la plus à la moins importante. Grâce à cette technique de gestion des priorités, vous passerez davantage de temps sur vos missions impératives, qui vous demandent d’être au cœur du réacteur, et moins de temps sur les tâches annexes. Ces dernières peuvent d’ailleurs être déléguées, dès que vous le pouvez, pour gagner en efficacité !

Il existe pour cela une technique très efficace : la matrice d’Eisenhower. Cet outil est redoutable pour une bonne gestion du temps de travail et de priorisation des tâches. L’objectif de cette méthode ? Vous permettre d’atteindre une organisation efficace, en accordant la priorité aux tâches les plus essentielles. 

D’après une étude co-réalisée par Development Academy en 2022, la matrice Eisenhower est considérée comme la technique la plus efficace pour gérer son temps. 50% des sondés ont affirmé que cette technique leur offrait la sensation d’un travail sous contrôle. Les 50% restants ont déclaté que cette méthode leur permettait de garder le contrôle de leur travail 4 jours par semaine. (Matrice Eisenhower : apprenez à gérer vos tâches plus efficacement - WTTJ) 

En bref, selon la matrice d’Eisenhower, pour bien organiser sa journée, il faut fonctionner sur un tableau à quatre quadrants, définis par deux axes : l’importance et l’urgence. 

• Le quadrant 1 correspond à la gestion des tâches urgentes et importantes (exemple : rendez-vous clients, présentations, etc.). Elles nécessitent une action immédiate de votre part et auront un impact conséquent sur vos objectifs à court et long terme. Ce sont donc les tâches de la journée qu’il faudra traiter en priorité. Mettez-les en haut de vos priorités de travail !
• Le quadrant 2 est une priorité importante, mais pas urgente (exemple : mise à jour du site web, envoi des invitations pour un événement futur, etc.). Traduction : ce sont les activités importantes qui impacteront vos objectifs sur le long terme, mais qui ne requièrent pas une action immédiate de votre part dans le planning. Par conséquent, lorsque vous définirez votre plan d’action en matière de gestion du temps, pensez à intégrer régulièrement ces tâches pour prévenir des urgences et continuer à développer votre productivité.
• Le quadrant 3 relève des actions urgentes, mais pas importantes. Un collaborateur a besoin d’un rétroprojecteur pour sa présentation, il faut réserver une salle pour un point hebdomadaire… Dans ce cadre, pour travailler plus efficacement, n’hésitez pas à déléguer ces tâches pour vous dégager du temps.
• Enfin, le quadrant 4 correspond aux tâches de la journée ou du reste de la semaine qui ne sont ni urgentes, ni importantes. Pour cette catégorie, faites en sorte de limiter le temps consacré à ces tâches, voire les éliminer si vous le pouvez, car ce sont des tâches très chronophages. Par définition, elles vous font perdre du temps. Une fois de plus, la délégation de ce type de tâches peut s’avérer être une bonne idée.

Libérer de l’espace mental en déléguant des tâches, grâce à l’IA

Mieux gérer votre temps, c’est aussi savoir déléguer ! Déléguer vos tâches les plus chronophages vous permet de libérer du temps et vous concentrer sur les priorités liées à votre travail, à plus forte valeur ajoutée et/ou qui demandent davantage de réflexion pour résoudre des problèmes complexes.

Dans cette optique, l’intelligence artificielle peut être un formidable allié ! Rien de tel que l’IA pour une bonne gestion du temps. Grâce à des techniques de pointe, l’intelligence artificielle est aujourd’hui très efficace pour qui souhaite organiser son temps, notamment grâce à un système d’automatisation des tâches (pour planifier son travail : réunions, séminaires, etc., répondre aux mails, gestion des tâches répétitives…). Les algorithmes ont désormais la capacité de prendre en charge bon nombre de vos tâches administratives et autres actions qui peuvent être aisément effectuées par une machine. 

Le bénéfice ? La prise en main de ces tâches (emails, envoi des newsletters, tri des candidatures, etc.) par un acteur externe vous permettra de libérer votre esprit et dégager du temps pour des actions qui nécessitent réellement votre expertise. Autrement dit : l’IA permet de maximiser son efficacité et de gagner du temps lorsque, bien sûr, la délégation est possible.

Cerise sur le gâteau, en gagnant en efficacité de gestion, vous améliorez considérablement votre qualité de vie. Avoir une journée moins chargée, c’est aussi être plus apaisé et donc, plus profiter de sa vie personnelle !

Apprendre à dire non, pour éviter le surmenage

Parfois, savoir dire non peut s’avérer essentiel pour mieux gérer son temps. Prenons un exemple concret : vous travaillez sur un dossier très important et vous êtes sans cesse sujet aux interruptions et aux sollicitations de la part de vos collaborateurs qui vous demandent toutes sortes de services (intervenir sur un dossier client, résoudre un bug informatique, etc.). 

À force d’interruption constante, vous êtes constamment déconcentré dans votre travail et vous perdez un temps considérable. Résultat : vous vous retrouvez à devoir gérer les problèmes des autres, en plus de vos tâches personnelles ! 

Il est donc essentiel de prendre du recul sur votre travail, afin de déterminer si vous êtes en capacité ou non de répondre aux sollicitations de vos collègues ou employés. Car si vous êtes constamment débordé de travail, vous manquez de temps et d’organisation : les deux ennemis jurés de la productivité !

Apprendre à gérer son temps 

Au-delà des outils de gestion du temps que nous venons d’évoquer, il peut être judicieux de se faire former de manière plus approfondie pour gérer son temps de manière optimale. Il existe de nombreuses formations en gestion du temps qui répondent précisément à cet objectif.

Si vous vous posez une des questions suivantes : 

• Comment ma gestion du temps de travail est-elle liée à ma personnalité ?
• Comment bien tirer profit des outils de gestion du temps (Trello, Pomodoro, etc.) dont je dispose et comment bien les identifier ? 
• Comment mieux s’organiser sans forcément trop impacter son quotidien ? 
• Comment déterminer ses priorités et être en capacité à gérer les priorités ?

Il est grand temps de vous former pour améliorer votre productivité !

Les formations pour gérer son temps proposent de vastes palettes de techniques et méthodes visant à gérer son emploi du temps de façon adéquate, afin de minimiser le stress, améliorer sa performance et dégager un temps de qualité.

À la fin d’une formation en gestion du temps, vous repartirez avec des outils concrets, pour vous aider à reprendre le contrôle sur votre emploi du temps et mieux manager votre quotidien professionnel.

Chez Edflex, nous proposons des contenus de formation pour aider les salariés à optimiser leur temps, gagner en productivité, réduire leur stress et ainsi devenir plus performants ! Si vous travaillez au sein du pôle formation de votre entreprise, contactez-nous pour découvrir notre offre sur +230 thématiques.

La formation continue mieux gérer son temps

Dans une société où les nouvelles technologies n’ont jamais évolué aussi vite, l’obsolescence des compétences est plus que jamais un sujet. Ainsi, en vous formant aux nouveaux outils existants sur le marché (automatisation des tâches, génération d’images, outils de gestion de planning…), vous serez bien plus réactifs face aux nouveaux challenges qui se présentent à vous, en étant armés de compétences.

Gardez en tête que la formation continue est une façon de gagner du temps au quotidien !

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