Conduite du changement : préparez vos équipes à l’évolution

Toute entreprise est confrontée en permanence aux aléas de son marché cible, à l’émergence de nouvelles technologies ou bien encore à l'inadéquation des compétences par rapport aux objectifs. Les raisons de faire évoluer son organisation ne manquent pas. Mais bouleverser une entreprise en profondeur peut être délicat. C’est la raison pour laquelle vous devez adopter la bonne stratégie de conduite du changement afin de fédérer les énergies autour d’un but commun. Nous vous proposons de découvrir ce qu’est la conduite du changement, ses objectifs, mais aussi les étapes-clés pour réussir cette transformation nécessaire.

Qu’est-ce que la conduite du changement ? 

La conduite du changement ou change management désigne la méthodologie indispensable pour accompagner les équipes lors d’un changement majeur au sein de l’entreprise. 

Les causes d’un tel changement peuvent être diverses :

• Nouveau système d’information (SI) ; 
• Nécessité de mettre en œuvre un plan de formation ; 
• Transformation digitale de l’entreprise ;
• Changement d'outils pour les collaborateurs ; 
• Lancement de nouveaux projets ; 
• Déploiement d’une méthode agile ;
• Etc.  

Dans tous ces cas, il est indispensable d’accompagner les équipes pour leur présenter le projet, vaincre les résistances et faire adhérer tous les acteurs concernés.

Quels sont les objectifs de la conduite du changement  ? 

Quelles que soient les causes d’un bouleversement au sein de l’entreprise, l’accompagnement au changement est mis en place pour répondre à plusieurs enjeux majeurs.

Prise en compte du facteur humain

Le fondement même de toute conduite du changement est l’humain. Si la direction ou le management souhaite mettre en œuvre des modifications, des bouleversements notables de l’organisation ou des objectifs, il est nécessaire d’impliquer les collaborateurs.

Il est certain que si vous tentez d’opérer un changement par la force, sans consulter les différentes parties prenantes, vous allez être confronté à une forme d’incompréhension, voire à des oppositions. Le rôle du manager va être alors de lever les freins au changement et prendre le temps d’échanger avec son équipe sur les changements à venir. C’est le meilleur moyen de faire adhérer un collaborateur qui résiste au changement et qui peut éprouver des réticences ou des craintes.

Aligner la stratégie aux objectifs

Engager un changement majeur ne peut se faire qu’avec un plan d’action robuste. Ainsi, le processus de conduite du changement vise aussi à cadrer les opérations. 

Une stratégie adaptée doit prendre en considération l’ensemble des dimensions de l’entreprise pour garantir une transition en douceur, mais efficace. Les facteurs clés de réussite sont alors non seulement le facteur humain, mais aussi la culture de l’entreprise, son organisation ou sa structure.

En d’autres termes, la conduite du changement doit s’adapter aux habitudes de l’entreprise. Ceci influence directement les objectifs, mais aussi la durée du processus et les différentes étapes.

Faire évoluer les compétences 

La formation est toujours centrale dans la conduite du changement. En effet, c’est souvent une lacune en termes de compétences qui appelle à une remise en cause par la direction. Même quand les compétences ne sont pas la raison première du changement, elles deviennent incontournables pour l’accompagner. 

En effet, si votre équipe change de méthode, d’outils ou d’objectifs, il devient nécessaire d’organiser des sessions de formation avec des formateurs expérimentés. Piloter le changement, c’est donc questionner le besoin de développer les compétences des équipes.

Il est recommandé d’intégrer la formation au cœur même des processus afin de soutenir le changement non pas de manière ponctuelle, mais à long terme.

Envisager un changement à long terme

Il est évident qu’il est nécessaire d’inscrire le changement à long terme. En effet, les collaborateurs vont devoir s’habituer à de nouveaux processus ou de nouveaux outils. Cette nécessité d’ouverture au changement doit forcément être permanente étant donné que les changements sont généralement pensés à long terme.

Ainsi, comme nous l’avons vu précédemment, la formation peut être envisagée comme un processus continu visant à accompagner le changement. Ceci permet d’augmenter l’agilité de l’entreprise en adaptant en permanence les compétences. 

Envisager le changement à long terme, c’est aussi instiller au sein des équipes l'idée que le changement est en fait un processus continu inhérent à la performance même de l’entreprise.

Quelles sont les 7 étapes de la conduite du changement ? 

Introduire des changements n’est jamais quelque chose d’anodin, surtout selon l’ampleur du bouleversement pour les collaborateurs. Pour faciliter les choses, nous vous recommandons de suivre 7 étapes du changement qui vont garantir la réussite du projet. 

1. Identifier le besoin de changement

En premier lieu, demandez-vous si le changement est indispensable. Quels sont les risques si vous ne procédez à aucune modification de l’organisation ou des processus ?

Conduire le changement est essentiel quand vous identifiez des opportunités et un sentiment d’urgence à vous adapter à de nouvelles problématiques. Plus ce besoin sera clairement identifié, plus il sera facile ensuite de démontrer son importance auprès des équipes.

Prenez le temps d’analyser la situation pour ne pas hâter le changement et engager des ressources humaines, technologiques et financières pour un projet qui pourrait être anticipé trop en avance. L’important est d’agir au bon moment.

2. Définir les objectifs et évaluer leur impact

Le processus de changement doit idéalement adopter une approche participative. Réunissez la direction, les managers, mais aussi si possible les équipes de collaborateurs avec leur chef d’équipe. L’idée est d'appréhender la situation de manière globale. 

De cette manière, vous pourrez définir des objectifs ambitieux, atteignables et acceptés par tous. Des jalons et des deadlines peuvent être posés. N’oubliez pas d'évaluer avec précision l’impact des changements sur les collaborateurs. Cet impact qui peut être organisationnel, mais aussi psychologique, ne doit pas être pris à la légère.

3. Désigner une équipe en charge du projet

Pour mener à bien le changement de manière optimale, nommez un comité de pilotage du changement. Cette équipe dédiée à la conduite du changement devra encore une fois être composée de différents profils : chefs de projets, managers et collaborateurs. 

Si vous le pouvez, sélectionnez des profils leaders qui sont entendus par leurs pairs. Il sera alors plus simple de faire accepter le changement par les différentes parties prenantes.

Proches de leurs collègues, ces profils apprécient les défis et aiment faire face au changement de manière générale. Il est nécessaire qu’ils aient la capacité à démontrer aux autres les raisons et les bénéfices du changement si vous désirez aboutir à l’adhésion de tous.

4. Mettre en place une stratégie pertinente 

Pour accompagner ces changements efficacement, votre équipe dédiée doit avant tout construire une stratégie. Comme nous l’avons vu précédemment, elle doit comporter des jalons et des échéances.

Le comité de pilotage du changement doit se réunir de manière régulière pour échanger sur l’évolution du projet, identifier les obstacles et suivre l’avancement du projet. N’hésitez pas à célébrer les différentes étapes réussies avec l’ensemble des collaborateurs. L’idée est d’amener les parties prenantes à considérer le changement non plus comme une menace, mais comme une opportunité, une chance pour l’ensemble de l’entreprise.

5. Susciter l'adhésion des collaborateurs

Le cœur du management du changement est de réussir à fédérer les énergies autour d’un but commun : le changement de paradigme. Nouvelles pratiques agiles, nouveaux outils ou développement des compétences, vous devez démontrer la nécessité de ces nouveaux éléments.

Préparer les changements passe par une communication interne bien gérée. Vous ne devez pas lésiner sur les efforts pour faire adhérer les collaborateurs. L’entretien individuel, les réunions, les newsletters ou les documents de communication sont tous de bons moyens de communiquer sur le changement. 

Le comité de pilotage doit mettre en œuvre l’écoute active pour comprendre les réticences. Faire accepter le changement, c’est aussi et avant tout accompagner et rassurer les collaborateurs sur le bien-fondé de ce changement.

6. Suivre les résultats du changement 

Pour suivre l’évolution du changement, nous vous conseillons de déployer des outils de reporting. Comme dans un projet classique, il est pertinent de suivre certains indicateurs de performance (KPI).

De cette manière, il est possible de mesurer la performance afin de vérifier que tout se déroule sans accroc. Si le changement porte sur l’intégration de la formation professionnelle au sein d’un processus continu, suivez l’adhésion aux modules de formation et les résultats des collaborateurs.

7. Inscrire le changement sur la durée 

La méthode de conduite du changement ne porte pas sur un objet ponctuel. Le changement doit bel et bien s’inscrire dans la durée si vous désirez bénéficier de ses fruits.

Une fois que le changement est accepté et que vous avez observé son bon déroulement, il est indispensable de l’ancrer au sein même de l’entreprise. Pour ce faire, vous pouvez produire des documents de référence. L’idée est de modifier la culture d’entreprise afin que le changement soit effectif à chaque département de l’organisation.

La conduite du changement permanent : une nécessité

La complexité du marché et le bouleversement permanent causé par les avancées technologiques nous conduisent à envisager un changement continu. Montée en puissance de l’IA, émergence de nouveaux marchés, nouvelles réglementations… Les défis ne cessent de s'amonceler pour les entreprises.

Accompagner ces changements doit donc devenir la norme. Les entreprises ont tout intérêt à maximiser leur agilité afin de faire face le mieux possible aux difficultés qui peuvent se manifester à tout instant. Pour accompagner son équipe et améliorer sa résilience, l’une des meilleures solutions est d’intégrer la formation au cœur des processus. De cette façon, les collaborateurs pourront en permanence acquérir de nouvelles compétences et se perfectionner afin d’être en mesure de s’adapter avec aisance à toute nouvelle situation, même les plus complexes.

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